Diacamma Syndic sur Windows : gérer une copropriété gratuitement

Diacamma Syndic est un logiciel libre et gratuit qui aide à gérer une copropriété sans syndic professionnel. Il reprend les tâches courantes d'un syndic, de la tenue des comptes aux appels de fonds, et s'adresse surtout aux copropriétaires qui administrent eux-mêmes leur immeuble.

Un logiciel pour les syndics bénévoles

Diacamma Syndic est un logiciel libre et gratuit de gestion de copropriété, de la même famille que Diacamma Asso. Il s'adresse notamment aux syndics bénévoles et coopératifs, qui gèrent eux-mêmes leur immeuble sans passer par un professionnel.

Le syndic bénévole est un copropriétaire élu par l'assemblée générale qui accepte d'assurer la gestion sans en faire son métier. Dans un syndicat coopératif, c'est le conseil syndical qui assure cette gestion, sous la conduite de son président. Dans les deux cas, ces gestionnaires non professionnels ont besoin d'outils simples, fiables et peu coûteux : c'est précisément le créneau de ce logiciel.

Ce qu'il permet

Suivi des copropriétaires et de leurs tantièmes, appels de fonds, comptabilité de la copropriété, répartition des charges et préparation de l'assemblée générale : il reprend les tâches principales d'un syndic.

La répartition automatique des charges selon les tantièmes évite les erreurs de calcul, souvent sources de contestations. Le suivi des règlements permet de repérer rapidement un copropriétaire en retard de paiement. Les documents produits, comme les appels de fonds ou les relevés individuels, peuvent être transmis aux copropriétaires sous une forme claire et homogène d'une année sur l'autre.

Les obligations du syndic

Même bénévole, le syndic a des obligations : tenir une comptabilité conforme aux règles propres aux copropriétés, ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat et convoquer l'assemblée générale chaque année.

Ces règles découlent de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété et de ses textes d'application. Le syndic doit aussi tenir à jour la liste des copropriétaires, conserver les archives du syndicat et faire exécuter les décisions votées. Pour les questions précises, l'Agence nationale pour l'information sur le logement et ses agences départementales renseignent gratuitement les copropriétaires.

Le logiciel facilite ces tâches, mais il ne remplace pas la connaissance des règles : le syndic reste responsable des documents qu'il produit.

Installer et sécuriser ses données

Un logiciel de gestion contient des données personnelles et financières : coordonnées, sommes dues, historique des paiements. Quelques précautions s'imposent :

• sauvegarder régulièrement la base sur un support séparé, voire en double ;
• protéger l'accès à l'ordinateur et au logiciel par un mot de passe ;
• conserver une trace de chaque clôture d'exercice, utile en cas de passation à un autre syndic.

Ceux qui comparent plusieurs solutions de comptabilité peuvent aussi regarder des logiciels généralistes comme Ciel Compta, pensé pour les petites entreprises, ou Memsoft Oxygène Comptabilité pour les TPE. Ces outils ne gèrent toutefois pas les spécificités d'une copropriété, comme les tantièmes ou les appels de fonds par lots.

Un conseil

Partagez l'accès aux documents avec le conseil syndical : la transparence évite bien des conflits entre voisins.

Un point régulier sur les comptes, même informel, permet aussi de préparer l'assemblée générale sans surprise et de faciliter la relève le jour où le syndic bénévole souhaite passer la main.